2020届毕业生档案归档寄递工作安排及相关要求-兰州理工大学档案馆

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2020届毕业生档案归档寄递工作安排及相关要求

编辑：网站客服部更新于：2020-06-16 阅读：

各学院(部)：

负责毕业生归档工作的老师您好！2020届毕业生档案寄递工作即将开始，为确保此项任务顺利圆满完成，现将档案整理寄递工作安排如下：

一、归档内容

1.本科毕业生归档内容：（附件一）

①高等学校学生登记表（需加盖公章）

②高等学校毕业生登记表（需加盖公章）

③论文成绩单

④学位授予意见表

⑤总成绩单

⑥入党材料

⑦派遣证

⑧体检表

⑨奖励材料

⑩其它

2.硕士、博士毕业研究生归档内容：（附件二）

①毕业研究生登记表

②学位决议书

③授予硕士、博士学位的决定

④入党材料

⑤派遣证

⑥其它

二、归档要求

1、请将兰州理工大学2020届毕业生档案明细单（附件一或附件二）

粘贴于毕业生档案袋的正面处。在档案袋上注明毕业生的专业、学号和姓名以及所装内容。毕业生档案材料按照《毕业生就业花名册》顺序进行排序。

2、请将毕业生的档案材料收集齐全，整理后准确归入学生大学阶段档案袋中，避免错放、混放现象的发生。整理完毕后，档案需进行密封，并加盖学院公章。

3、请在移交档案的同时需移交“毕业生归档名单”一式两份，并加盖学院公章。电子版“归档移交名单”发送至档案馆王乙乔老师邮箱中（格式见附件三）。

三、毕业生档案寄递信息填写及校核

为了保证毕业生个人档案投递快速、准确，请认真填报《兰州理工大学2020届毕业生就业花名册》，实行“由辅导员通知毕业生→毕业生详细填写档案转递信息→毕业生辅导员审核后学生本人核实、确认→提交给学院→提交档案馆”的填报流程，档案馆将以此信息集中寄递毕业生个人档案。
　　1、请相关辅导员通知毕业生提前与用人单位和人才服务机构核实好接收档案的详细地址、单位名称、接收人及联系电话等准确信息，在规定时间内认真详细填写《毕业生就业花名册》中各项信息，以确保毕业生个人档案安全准确投递，以免造成寄递过程中丢失档案的情况。《毕业生就业花名册》填报顺序应按专业、学号升序排列。

2、毕业生档案寄递采用“中国邮政EMS标准快递”，寄递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称，毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。

（3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话等信息。

例：档案接收单位名称：ＸＸ单位

档案接收单位详细地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ区ＸＸ街路ＸＸ号

接收部门（人）：ＸＸ部门（人）　

接收电话：ＸＸＸＸ

3、《毕业生就业花名册》归档时纸质版须加盖学院公章，电子版发送至档案馆王乙乔老师邮箱中（格式见附件四）。

四、档案转递形式与查询

1、各学院毕业生档案归档工作完成后，档案馆负责核查和密封，档案统一由EMS特快专递发送。毕业生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，应凭用人单位人事部门开具的调档函（注明同意自带）、报到证、身份证，由该学生辅导员带齐该生全部毕业归档材料，档案馆装档密封后交给学生本人。

在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题，由毕业生本人承担责任，学校不负任何责任。

2、为了便于毕业生及时查询档案去向，档案馆开通了毕业生档案网上查询服务系统，档案查询时间：从8月份开始，请进入兰州理工大学主页，网址为：http://www.lut.edu.cn点击档案馆网页→学生档案查询（输入学号和姓名查询），可查得毕业生档案的运单号，也可拨打邮政查询电话：0931-2333212查询运单号，然后登录中国邮政EMS官网查询转递的具体信息，该信息建议截屏留存。

注意：EMS邮寄单号查询信息有效时间为一年，请毕业生在有效时间内及时查询自己的档案是否已被转递单位签收。

五、档案移交

联系人：档案馆王老师

联系电话：2973962

办公地点：兰州理工大学彭家坪校区图书馆北一楼113室

温馨提示：因疫情影响，错峰归档。届时档案馆与各学院沟通确定具体归档日期。

附件一：兰州理工大学2020届毕业本科生档案明细单

附件二：兰州理工大学2020届毕业研究生档案明细单

附件三：兰州理工大学2020届毕业生档案材料移交名单

附件四：兰州理工大学2020届毕业生就业花名册格式

档案馆

2020.06.16