为提高学校声像载体档案工作质量和管理水平，有效地为学校工作服务，充分发挥声像档案在学校建设中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，特制定本条例。

一、声像档案工作的基本原则

1．凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

2．声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法，利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

3．声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室。

4．声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

5．要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理水平服务。

6．声像档案工作基础设施建设应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

二、声像档案归档范围的确定

1．确定的原则

1.1 归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。   

1.2 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

1.3 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2．归档的主要内容和重点

2.1 归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围见声像档案类归档范围及保管期限表。

2.2 归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料原件。

3．不归档的文件材料

3.1 不能反映本校工作、活动的声像材料；

3.2 音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

3.3 重份声像材料。

三、声像载体材料部门立卷和归档流程

1. 形成积累

1.1 视听(电教)中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

1.2 声像项目负责人，编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

1.3 单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门（含分室）移交。

2. 整理组卷

2.1 立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，以同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同的内容的声像材料具有独立的使用性。

2.2 立卷分类   

2.2.1 按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

2.2.2 纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；

2.2.3 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；

2.2.4 同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

2.3 立卷分工  

2.3.1 综合管理材料，由视听(电教)中心立卷归档；

2.3.2 制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；

2.3.3 两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

2.3.4 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

2.4 归档材料的整理

2.4.1检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补。粘结、生霉、发潮的要及时冲淡、风干。

2.4.2根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则．结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

2.4.3 照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

2.4.4 声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第6条第3款执行。封面项目暂以本规范为准。

2.4.5 声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封、套装载。

3 归档验收

3.1 声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填移交目录一式二份，各执一份备查。

3.2 归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

3.3 综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案的归档时间：应在报销其冲洗费之前，持照片和底片到档案馆办理移交归档，档案部门验收后，由档案部门负责人在报销收据上签字，财务部门方可报销。

四、兰州理工大学档案馆

声像材料归档范围及保管期限表

SX12—19

（一）领导活动类

1  上级各级领导人来校视察工作所形成的声像材料                         永久   

2  本校领导人在任期间的出访、参加重要会议等活动形成的声像材料         永久

3  知名人士来校参观、视察形成的声像材料                               永久

（二）重大会议及重要活动类

1  本校历届党代会、学代会、职代会及有关的重大会议的开幕式、闭幕式，

会议代表、领导讲话形成的声像材料                                       永久

2  本校校庆、教师节等重大纪念、庆祝活动形成的声像材料                 永久

3  兄弟院校代表团来校活动形成的声像材料                               长期

（三）统战、宣传类

1  民主党派、侨联组织重要活动形成的声像材料                            永久 

2  重要宣传活动形成的声像材料                                          长期

3  记者来访形成的声像材料                                              短期

（四）获奖类

1  出席省、市的先进集体、个人等获奖的声像材料                          永久

2  在学校各项活动中被评为校级先进集体、先进个人获奖的声像材料          永久

3  在教学活动中获地市以上奖励的声像材料                                永久

4  在科研、科技开发、校办企业方面获奖的声像材料                        永久

（五）教学活动类

1  教学活动中形成的自制的录音、录像、幻灯、照片等声像材料              永久

2  国内外有影响的专家、教授、知名学者来校讲学形成的声像材料            永久

3  本校知名教授、专家在教学活动中形成的声像材料                        永久

4  学生参加各种竞赛活动形成的声像材料                                  短期

5  博士、硕士生毕业答辩形成的声像材料                                  永久

（六）科研活动类

1  本校举办的国际性、全国性和省级学术活动形成的声像材料。本校学术年会

开幕式、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料                       永久

2  本校教师和科研人员在科研鉴定中形成的声像材料                         永久

3  重大科研课题研究过程中形成的能反映该项目特点和试验情况的声像材料     永久

4  科研成果投入生产后所产生的经济、社会效益，以及社会对成果应用反映的

声像材料                                                             永久

（七）外事类

1  外籍学者、著名人士来校参观、访问交流及讲学、联欢活动形成的声像材料   永久

2  建立校际关系签订协议的仪式等形成的声像材料                           永久

3本校领导、教师等人员出国考察、讲学、合作研究和学习形成的声像材料       永久

（八）校园建筑类

1  建校过程中的各项基建工程开工典礼和竣工所形成的声像材料               永久

2  校园风光照片、录像等声像材料                                         永久

3  记录本单位重点工程、自然风光声像材料                                 永久

4  记录校园重大事件、重大事故及其他异常情况和现象声像材料               永久

（九）文体活动类

1  历届运动会的开幕式、闭幕式、运动员比赛的精彩场面和破本校纪录

所形成的声像材料                                                     永久

2  各运动队参加省、市级以上体育运动会全体代表合影、破纪录等声像材料     永久

3  大型文艺活动形成的声像材料                                           长期

4  学生军训形成的声像材料                                               长期

（十）仪器设备类

1  学校各实验室的仪器设备实体的声像材。                                 永久

五、声像档案档号及二级类目代号简表

1  声像档案档号=年度号+声档案分类号+保管单位号

保管单位依不同载体定，可以是卷册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案的自然年度。

2、 声像载体档案二级类目代号简表

SX    代码

12 照片

13 录音带     A

14 录像带     V

15 幻灯片     L

16 磁盘       RP

17 影视胶片   F

18 缩微胶片   M

19光盘       RG