各学院、各单位、机关各部门：

按照《兰州理工大学档案管理办法》有关规定，为保证2020年度归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）各单位在日常工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，按照文书立卷的要求，在线归档。

（二）学校在校庆工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料，移交至档案馆，收集整理作为校庆专题档案。主要包括：

1、通知类：如公告、启事、方案、通知、会议日程等。

2、讲话类：如上级领导、著名校友、学校领导在筹备会、动员会、庆典大会等重要会议上的讲话。

3、信函类：邀请函、贺信等。

4、捐赠类：捐赠者、捐赠内容、捐赠说明、捐赠统计等。

5、协议类：活动中签订的合同、协定、协议书等。

6、报道类：报纸、网络等主要媒体发布的宣传报道。

7、声像类：活动产生的照片、录像等，含宣传片、宣传册、庆典大会、文艺演出等。

8、实物类：包括请柬、出席证、标识物、纪念品、礼品等。

9、项目类：项目的说明、建设情况及相关资料等。

10、其他有保存价值的材料。

二、归档要求

（一）我校百年校庆是学校重要和重大的庆典活动，资料非常珍贵。活动所产生的重要资料一旦没有归档，将无法弥补。请各部门、各单位要高度重视并切实做好校庆档案归档工作。

（二）请各单位领导重视本部门归档工作，尚未报送兼职档案

员或兼职档案员有变动的单位请尽快补报。

（三）请各单位将本单位2019年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交档案馆，2019年度以前未及时归档的文件材料，请分年度整理好后一并归档。

（四）归档责任者：按照“谁形成、谁归档”的要求，归档资料产生在哪个部门，就由哪个部门收集整理，各部门各单位是档案收集整理的第一责任单位，档案馆负责指导、监督档案的收集整理并接收档案入库。

（五） 学校档案实行在线归档。兼职档案员登陆“南大之星”档案管理系统平台录入相关内容，相应的电子文档（如果没有电子文件，需制作扫描件）同时上传系统。

（六）移交档案时，从“南大之星”打印出移交目录(A4)，一式两份，交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

（七）电子档案及电子文本归档后，其数据信息应在各单位计算机或系统中保留一年。

（八）纸质档案归档时间：疫情结束后有序移交档案馆。

三、纸质文件整理要求

（一）文件正文在前，签发稿在中间，底稿在后。

（二）请用铅笔编写文件页码，单面文件页码编在文件的右上角，双面文件页码编写在非装订线上角，一份文件一个号，每份文件页码都从1开始编起。

如有疑问请致电2976090

       档案馆

                                                                                           2020年3月16日