各学院、各单位、机关各部门、：
依据学校档案管理有关规定，为保证我校2014年档案年度归档工作顺利完成，现将有关事宜通知如下：
一、归档范围
1、行政类：本年度产生的行政类的管理文件、部门工作总结、计划、会议记录等有关材料。
2、党群类：本年度产生的党群类的管理文件、部门工作总结、计划、会议记录等有关材料。
3、教学类：本年度产生的有关教学的综合管理文件、学科学位
及实验室建设、学年教学计划、各层次专业设置、毕业研究生学位材料、学籍卡等材料。
4、基建类：本年度产生的有关基建项目的函件、报告以及已竣
工验收完毕的工程项目等材料。
5、科研类：本年度产生的有关科研管理的文件以及科研项目（从
申请到成果鉴定验收）等相关材料。
6、设备类：主要包括本年度产生的各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件、招投标、合同等材料。
7、财会类：本年度产生有关财务管理方面的规定、制度、报表
以及当年应归档的账簿、财会凭证等材料。
8、出版类：学校编辑出版的学报，报纸及其审稿单、原稿等相
关材料。
9、外事类：学校派遣有关出席国际会议、讲学、进修材料，中
外合作办学以及留学生的相关材料。
10、声像类：本年度有关学校重要活动、重要会议、重要事件等
方面产生的照片、录音录像等不同载体的材料。
11、人事类：履历、自传、鉴定考核、学历、政审材料，入党入
团、奖励处分材料，、工资表，职务职称变动审批表，体检表等相关材料。
12、学生类：主要包括学历教育学生的高中档案、录检表、入学登记表、体检表、奖惩记录、党团组织、毕业生登记表等材料。
13、电子类：需要永久、长期保存的电子档案以及各类纸质文件材料归档范围中形成的电子文件。电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息，电子档案在收集归档时，应附带说明，对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
各单位特别要重视2013年学校重要活动、重要会议、重要事项等材料的收集归档，2013年新成立的机构要重视相关材料的形成积累及归档，以前未能够按时归档的各类材料也应一并补档。
二、归档时间
1、文书、出版物、仪器设备类材料按照自然年度归档，在3月底前完成。
2、教学类教学综合管理文件于次年3月底前由各部门移交档案馆，研究生学位技术材料于当年9月底前一次性归档，研究生学籍卡于学生毕业一年后移交归档，本科生学籍档案于学生毕业三年后移交归档。
3、科技类科研项目档案在结题2个月内完成归档，基建项目档案在项目竣工验收后3个月内完成归档。
4、学生类档案2014届毕业生装档转寄材料在6月30日前完成归档，2014级新生档案材料在9月底前完成移交。
5、干部人事档案在材料形成后1个月内归档。
6、以前未能按时归档的档案材料，请在3月底前补归。
三、归档要求
1、请各单位领导重视归档工作，做好合理安排。
2、请各单位兼职档案人员认真对待归档工作，参照归档范围将有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整，按时移交档案馆。
3、电子档案及电子文本归档后，其数据信息应在各单位计算机或系统中保留一年时间。
4、移交档案时，一定要记录清楚，手续完备。
四、归档文件整理注意事项
1、文件正文在前，签发稿在后。
2、文件的页码请用铅笔编写，单面文件页码编在文件的右上角，双面文件页码编写在非装订线左上角，一份文件一个号，每份文件
页码都从1开始编。
3、归档时请打印归档文件移交清单(A4)，一式两份。
如有疑问请致电2973962联系。
附：归档移交目录
档案馆
2014年3月18日
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