一、文书档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用，各归档部门要有一位负责人分管本单位档案工作，并确定适当的专(兼)职干部具体承办。

二、学校各院、部、处、室、馆、总支、中心、工会、团委、后勤总公司和直属部门均为归档单位，分工归口归档。

三、凡是学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。

四、文书归档的重点以学校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其它单位的文、电及附件，上级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。

五、凡是上级机关的来文，综合性的，由党办、校办组件归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位组件归档。

六、凡以学校行政、党委名义发文及处理的收文，分别由校办、党办组件归档(一般应保存两份以上)；凡以学校部门名义的发文，由各部门归档。

七、凡以学校行政、党委名义召开的各种会议记录和形成的材料及校内各单位的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办、党办归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位归档。

八、凡以学校行政、党委名义的调查报告、典型材料、以及开展各项重要活动形成的文书材料，分别由校办、党办归档，两个以上单位共同办理的文件，由合办单位归档。

九、凡以学校名义形成的工程技术、科研成果、基建、财会等文书材料，由相关职能部门归档。

十、凡以本校名义编辑出版的刊物定稿及反映校内重要活动的照片、录音，由相关职能部门归档。

十一、凡由各部门职能活动产生的工作计划、报告、总结、会议记录及其它有参考价值的文书材料，由各部门负责归档。

十二、财会档案，按年代分各类账本、工资册、凭证、单据分别装订后，由财务处保存三年后，移交档案馆管理。

十三、凡各专业、工厂、基建、科研、实验室活动形成的技术图纸、资料、文书材料，分别由形成材料的各单位负责整理归档。

十四、档案保管期限按文件的重要程度和参考价值，划分为永久、长期、短期三种。不同期限的文件，不要放在一起组件。

十五、文件排列要系统条理化。一个作者、一个问题的文件，应按文件日期顺序排列；一个作者，几个问题的文件，先排问题，后排时间；几个作者的文件，先排作者，后排时间；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原文在后。  

十六、组件文件的数量要适当，一般以200页左右为宜，避免过厚或过薄。

十七、组件文件要按内容不同，一个内容一个件号，有几个内容就有几个件号。编页号，要用铅笔编写在右上角，逐页编上页号，文件是双面、筒子页或折叠页，应依次在有文字的页面右上角编号，编号要字体整齐清楚，防止重编或漏编。

十八、归档文件应齐全完整，已破损的文件应予以修整，字迹模糊易退变的文件应予以复制，归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求，统一用A4规格，严禁铅笔、纯蓝墨水及圆珠笔书写，字迹工整、清晰、整洁、大方。

十九、各单位对需要归档的文书材料，年终必须清理并收集齐全，按年代、问题、作者等文件特征灵活结合组件，在拆除文件上的金属物、打印移交目录(一式两份)并填写备考表后，移交档案馆管理。