一、科研档案工作的基本原则

1．凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

2．科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

3．科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4．要努力实现高校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发科研档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。

5．把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房；设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位科研经费额中拨出一定的数额作为高校科研档案工作经费。

二、科研档案归档范围的确定

1．确定的原则

（1）归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有查考价值和凭证作用。

（2）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、 准确、系统。

（3）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

（4）几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位，如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

（5）与国外合作的研究课题经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

2．归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见科研档案归档范围及保管期限表。

（2）归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（3）取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

三、科研文件材料的部门立卷与归档流程

1．形成积累

（1）课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

(2) 学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

（3）档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

（4）归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。

（5）科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿两份，原始资料全部归档。

2．整理组卷

（1）坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组业务性文件汇总整理成卷。

（2）根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著，鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

（3）内容不可分的科研文件材料按以下要求排列，正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

（4）拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。

（5）科研文件材料根据实际情况采用科技档案盒等方式保管，每卷科研文件材料用软卷皮采用三孔一线装订方式，放入卷盒保管。

（6）课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限，对有密级要求的，提出密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。

（7）填写卷内目录、备考表和案卷封面。

3．归档验收

（1）科研管理部门负责管理性文件归档，各课题组直接向档案部门归档。

（2）归档时间课题完成通过鉴定验收后两个月内归档。

暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题中断、停止后两个月内归档。

（3）重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

（4）归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

（5）课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。 

兰州理工大学档案馆

科研档案归档范围和保管期限表

KY11  综合

 1   科研行政管理文件材料                                             长期

2   科研计划管理文件材料                                             长期

3   科研成果管理文件材料                                             长期

4   科研经费管理文件材料                                             长期

5   申报科学基金及有关批复                                           长期

6   学会工作(学术活动)材料                                            短期

KY12—1  科研准备阶段

1   开题报告与课题调研论证材料                                      长期

2   任务书、合同、协议书                                            永久

3   课题研究计划、设计                                              长期

4   计划执行情况、计划调整或撤销报告                                短期

KY12—2  研究实验阶段

1   实验、测试、观测、调查，考察的各种原始记录(含关健配方，

工艺流程及综合分析材料)                                            永久

2   数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)   永久

3   设计的文字说明图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)           永久

4   研究工作阶段小结、年度报告                                         长期

5   配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等                       永久

KY12—3  总结鉴定阶段

1   研究报告、研制报告                                              永久

2   论文专著                                                        永久

3   工艺技术报告                                                    永久

4   技术诀窍报告                                                    永久

5   专家评审意见                                                    永久

6   鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）                  永久

7   鉴定证书                                                        永久

8   推广应用意见                                                    长期

KY12—4  推广应用阶段

1   转让合同、协议书                                                永久

2   生产定型鉴定材料                                                永久

3   成果被引用或投产后反馈意见                                      短期

4   推广应用方案及实施情况                                          长期

5   扩大试生产的设计文件、工艺文件                                  长期

6   成果宣传报导材料                                                短期

KY13  科研成果奖励

1   科研成果登记表                                                   永久

2   科研成果报告表                                                   永久

3   科研成果奖励申报与审批材料                                       永久

KY14  科研专利

1   专利申请书及有关材料                                             永久

科研类档案的档号及二级类目、三级类目代号简表

1、科研档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号

模式如下：

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度。项目用完成年度。

2、科研类档案二级类目代号简表

KY

11综合

科研经费管理、学术活动材料入此

12 科研项目

13 科研成果奖励

14 科研专利

3、科研类档案三级类目代号为01、02、03……代表的是科研项目的顺序号，即01代表第一个项目，02代表第二个项目，依此类推。科研综合类案卷只到二级类目，不用三级类目。