文书档案是学校在党政管理、教学、科研和其它管理活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、会议纪要、计划和总结等。主要来源于学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各单位、各部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群、行政、人事、教学、科研管理等的文件材料。

载体形式主要有纸质文件、电子文件、信息系统数据等。

一、归档范围及归档单位

（一）归档原则

1.凡是学校在党政管理、教学、科研和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属文书档案。

2.文书档案的重点是以学校产生的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其它单位的文、电及其附件，上级来文中以针对学校的指令性、指导性文件为主。

3.文书档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于档案开发利用。学校各单位、各学院须有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同档案馆做好档案收集、整理、归档工作。

（二）归档范围及立档单位

1.学校行政、党委名义的发文及处理的收文。

2.学校各部门名义的发文。

3.学校行政、党委名义召开的各种会议记录和形成的材料及校内各单位的请示、报告正文及相应的批复、转批的原件、调查报告、典型材料、以及开展各项重要活动形成的文书材料。

4.各部门职能活动产生的工作计划、报告、总结、会议记录及其它有参考价值的文书材料。

5.学校副处级以上单位、部门均为立卷归档单位。负责收集、整理、立卷、归档、移交档案工作。

二、归档工作流程

（一）归档文件收集

各归档单位严格按照《兰州理工大学文书类档案归档范围和保管期限一览表》（附件）做好文书档案材料收集工作。

（二）归档文件分类

各归档单位参照《兰州理工大学文书类档案归档范围和保管期限一览表》（附件），将归档文件材料依照年度—机构（问题）—保管期进行三级分类排序。

（三）归档文件整理

1.组件

归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件；文件的定稿和正式印发件合一件；正文与附件合为一件；原件与复印件合为一件；转发文与被转发文合为一件；文件处理单与相关文件合为一件；报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。

2.排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3.数字化

根据归档范围表，将需要数字化的纸质文件扫描，或准备相应的电子文件。

（四）归档文件装订

归档文件统一按“件”进行装订。

装订文件之前，应先检查其是否齐全完整。有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有字迹模糊或易褪变的应予恢复或复制，重要的传真件必须复制，注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件。

1.永久保管的归档文件采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订；页数较厚的，使用“三孔一线”装订。

2.定期保管的归档文件可使用线装、不锈钢订书钉或不锈钢夹装订，装订材料应满足长期保存的需要。保管期限为10年的归档文件可保持原装订方式不变。

3.选择线装时，装订线应采用棉质白线。“三孔一线”装订时，装订孔距归档文件左侧边15mm打孔；“直角装订”装订时，装订孔距归档文件上边和左侧边20mm打孔；打孔位置应根据归档文件实际内容边距做适当调整，以不压字、不脱线为准。

4.用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等材料进行装订。

（五）归档文件编页

以“件”为单位用铅笔编写页码，每份文件均以“1”开始编起，件与件之间不连续编写页码。

凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角，空白页面不编号。

一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。组件文件一般以200页左右为宜，避免过厚或过薄。

（六）归档文件档号编制

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

在文件首页右上端的空白位置加盖归档章，归档章设置全宗号、年度、机构或问题（分类号）、保管期限、件号、页数等必备项。

1.全宗号：258。全宗号填写必须保持完整性，不可省略。

2.年度：填写文件最终形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2020。

3.分类号：填写分类方案确定的分类号。

4.保管期限：填写永久、30、10，分别代表永久、30年、10年。

5.件号：填写文件的排列顺序号。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

6.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。

（七）归档文件信息著录

信息著录项目主要包括：

1.件号：填写文件的排列顺序号。

2.责任者：填写制发文件的单位或部门，即文件的发文单位或落款名称。不得填写经办人。

3.文件编号：填写文件自带的编号。

4.文件题名：文件标题。没有标题、标题无法区分同名文件或标题没有概括文件主要内容的，应自拟标题，外加“［］”号，附于原题名之后。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20200428。无法确定准确日期，可填写年月或年，如：202004或2020。

6.页数：每一件归档文件的页数，以有效内容的页面为一页。各类信息系统归档数据、电子文件等不需填写页数。

7.备注：应填写注释文件需说明的情况。信息系统数据应填写数据来源

8.载体类型：分为电子文件、纸质文件、电子文件和纸质文件。

9.密级：分为公开、内部、秘密、机密和绝密。

（八）上传电子文件

以归档文件档号创建和命名文件夹，将相应的电子文件复制到对应文件夹中，批量挂接电子文件到档案系统。也可逐条上传电子文件。

OA自动归档的电子文件，应参照纸质文件的整理方式整理编号后归档。

（九）归档文件装盒

1.将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、归档文件目录、盒脊及备考表项目。不同全宗号、年度、保管期限、分类号的归档文件，应分别装盒。

2.档案盒封面应标明全宗名称。

3.档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构问题（填写分类号）、起止件号等必备项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。

4.备考表

（1）备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（2）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件等情况。

（3）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。

（4）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

（5）日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（十）归档文件目录

归档文件目录填写完整，序号、档号、责任者、题名、日期、密级、页数为必填项，文号及备注有则填写。表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。归档文件目录按照年度、机构（问题）、保管期限装订成册。装订成册的文件目录，应编制封面。

三、归档时间

学校各职能部门应当在次年5月底前完成文书档案归档工作。

四、归档要求

归档文件应拆除文件上的金属物，按照保管期限、年度排列组件。

归档文件应齐全完整，已破损的文件应予以修整，字迹模糊易退变的文件应予以复制，归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求，统一用A4规格，严禁铅笔、纯蓝墨水及圆珠笔书写，字迹工整清晰、整洁大方。

学校各部门归档时，要严格按照在线归档要求做好目录录入、全文上传、打印归档移交目录。移交目录和纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档、移交手续。移交目录双方各执一份，一份由归档部门留存，一份由档案馆存档。

归档文件应按照要求上传扫描件至兰州理工大学档案管理系统。

五、归档依据的法规及行业标准

根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），《甘肃省<归档文件整理细则>实施细则》（2017修订版），结合我校实际情况制定。