教学类档案是指：凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有现实的利用价值和长远的教育考察、教学研究凭证作用的文字、图表、声像载体材料均属于教学档案。

一、归档范围及职责

（一）基本原则

1.建立健全教学档案，是为了总结和研究教学，提高教育质量和教学水平，为国家培养出符合要求的高级专门建设人才，充分发挥教学档案的应有作用。

2.教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点，是教学活动的真实记录和信息。它具有现实的利用价值和长远的教育考察、教学研究凭证作用。为此，应将教学档案材料的形成、积累、收集、整理归档纳入学校的教学工作计划，列入教学人员和管理人员的职责之内。

3.档案馆应认真做好教学档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁和监督检查业务指导工作，确保我校教学档案的完整、准确。

（二）归档范围及责任单位

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持材料的有机联系，符合教学管理和教学实践活动材料的成套性特点。

3.归档的主要内容包括学籍管理（JX14）和研究生学位（JX19），其中学籍包括本科生学籍和研究生学籍。凡需归档的教学档案材料，应根据保管期限表，划定保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、教学研究等方面有长远利用价值或历史意义的教学档案，应划为永久保存；凡在较长时间内有利用价值的教学档案应划为长期；凡在一定时间内有利用价值的教学档案应划为短期。（具体范围见附件）

4.归档的重点是本校在教学工作特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

5.学校研究生院、教务处、学位办、继续教育学院、各学院均为教学档案的立卷、归档单位，分别对本部门承办完毕的各种教学文件材料进行收集、汇总、整理组卷按要求向档案馆移交。

二、立卷与归档流程

1.坚持教学文件材料形成部门立卷归档原则。由各院系或教学管理部门主管领导、专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.对破损的文件材料应进行修补。

4.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

5.教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，各院（系）根据实际情况，酌加归副本。

6.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右上角，背面在左上角。

7.从电子系统中生成卷内目录及备考表。

8.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

9.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

10.档案实行纸质和电子档案同时归档，移交纸质档案前各学院部门完成“档案管理系统”电子档案的输入。

三、归档时间

本科学籍档案于学生毕业3年后移交归档，春季学期毕业的研究生技术档案在当年9月底前归档，秋季学期毕业的研究生技术档案在次年3月底前归档。

四、归档要求

（一）本科生学籍档案归档要求

1.归档材料要认真整理、仔细核对，确保信息真实、完整。

2.《本科生学籍及成绩登记表》的归档要逐项填写《兰州理工大学学生学籍表》，每人都要有照片，填写完整毕业证、学位证号。如有问题，写清原因，本人的学籍在前，成绩在后，每页加盖学院公章。

3.装订方法：每班为一册，在右上角用铅笔编写连续页码，封皮和目录不编写页码。装订孔打在左侧1.5厘米处，正中（15厘米处）为中心孔，从中心到两边各打两孔，距中心孔为8厘米，用白色线绳装订，第一页为封皮，全部用白色A4纸。

4.对归档的各班人数和学院总人数进行统计，移交目录纸制文本一式两份（A4纸横向打印）。严格交接手续，移交人、接收人签名并加盖单位公章。

（二）研究生技术档案归档要求

1.归档材料要认真整理、仔细核对。

2.教学档案实行在线和纸质同时归档。学校各学院和教务处向档案馆归档时，要按照在线归档要求做好电子目录、全文上传、打印归档移交目录。移交目录和纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字，办理归档手续，移交目录双方各执一份存查。

3.硕士研究生每两人装一盒成卷，博士研究生每人一盒成卷。

4.学校各部门应配备相应专（兼）职档案人员统一收集、管理本部门的教学文件材料，按时向档案馆归档，单位或个人不得长期保存其档案或作为个人私有。

五、依据的法规及行业标准

本细则依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规、办法，结合本校实际情况拟定。