财会类档案是指：学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的财会综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、涉外会计等专业材料，也包括通过计算机等电子设备形成，传输和存储的电子会计档案。

一、归档范围及职责

（一）基本原则

学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，以确保其完整准确、系统和安全、便于开发利用。

财会档案工作应纳入财会部门管理制度、财会工作计划、规划、财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据录入计算机中。大力开发档案信息资源，为学校进行会计监督、分析、决策制定教育发展计划服务。要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

（二）归档范围及责任单位

1.归档范围

归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

归档的主要内容和重点：

（1）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等。具体范围见附件《财会档案归档范围及保管期限表》。

（2）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

2.责任单位

学校财会部门及校内其它有经济实体的单位，要将财会档案管理纳入工作内容。制定本立卷要求和部门管理制度，设立专、兼职档案员负责财会档案工作，定期检查、监督，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步，按规定定期向档案馆移交。

二、立卷与归档流程

（一）形成积累

学校财会部门在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。

财会部门的专(兼)职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

（二）整理组卷

1.学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

3.遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。

4.按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜，最厚不超过2.5cm。

6.案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用钢笔或黑色笔书写，字迹工整、清晰。

7.卷内目录表应用于永久和定期保管的案卷，其中定期分为30年、10年两种，按规定格式填写，用钢笔或黑色笔书写，也可统一打印，禁止使用园珠笔、铅笔。

8.编写页码，统一用铅笔编写页码，位置在有数据记载的页码非装订线一侧的右上角，背面有数据记载的页码编写在左上角，无任何数据记载的一面不编页码，不论薄厚，每本账簿都从“1”开始，一本账编一个顺序号。

9.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

10.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

11.卷内文件材料要去掉金属物。对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

12.会计A4凭证在凭证左侧采用“三眼两线”方法装订，在背面装订线上粘上牛皮纸并在其上面盖上启封章。小凭证在左上脚采取脚装订，并用包角纸包好，并在凭证背面盖上启封章（装订人员名章）。

13.凡是大于A4标准的，统一折叠为A4标准后装盒，宽窄折叠成与相应的会计账簿、财务报告封面的宽相同，卷的厚度分为10mm、15mm和20mm三种，单位根据实际需要选用。无论卷多厚，每盒装满即可。

三、归档时间

当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案部门进行审查。

学校财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月前由财会部门的专（兼）职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案馆办理移交手续。

四、归档要求

财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

学校财务部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子全文上传至档案管理系统。打印归档移交目录一式两份，连同纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

学校档案部门接收保管的财会档案，在接收之后一般不再拆封，确需拆封的，档案机构（人员）须与财会部门（人员）共同进行，以分清责任。

五、依据的法规及行业标准

《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》国家教委办公厅1994.01

《甘肃省会计档案卷皮卷盒备考表目录表格标准及填写规范》甘肃省财政厅、甘肃省档案局印发甘财办﹝2003﹞12号

《会计档案管理办法》中华人民共和国财政部国家档案局令79号