国际学生档案是指：学校在录取、培养、教育国际学生过程中形成的记录国际学生在华期间学习情况的重要依据。

一、归档范围及职责

（一）基本原则

国际学生档案实行集中统一管理，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

（二）归档范围

国际学生档案材料的形成必须遵循时间顺序，贯穿学生学习整个过程。主要内容有：

1.入学前材料：申请及招生录取材料。

2.在校期间材料：入校时的学籍登记、在校期间学籍变动、各类课程成绩登记表，毕业生登记表、毕业设计（论文）成绩，学位授予材料、毕业证、学位证复印件等。

1. 责任单位

   学校国际教育学院及其它相关单位负责国际学生档案的收集、归档工作。

二、立卷与归档流程

（一）整理组卷

1.根据国际学生材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将国际学生材料进行整理，组成研究生，本专科生，语言生三个类别。每个学生单独组成一卷，卷内材料按照时间顺序排列件号：入学申请—入学前低一级学历、成绩证明—本校录取通知—在校信息登记（含学籍变动、学历证书号）--在本校期间的成绩—毕业生登记表—毕业设计（论文）成绩—学位授予材料等。

2.国际学生文件材料应保持其原状，案卷档号与文字材料必须一致；卷内材料以件为单位，按顺序编写件号，每卷件号均从1开始，件号标在右上角。

3.拆除卷内文件的金属物，对破碎的文件材料进行修补。

4.根据组卷内容确定保管期限及是否为公开。

5.打印卷内目录。每个案卷组成后，都要填写备考表，写明案卷的立卷人，检查人，归档时间。

6.国际学生档案另行专区、专柜放置保管。

（二）归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案馆应拒绝接受，要求限期补正。

2.移交时打印案卷移交目录，移交目录一式两份，加盖学院印章，双方各执一份备查。

三、归档时间

本专科学生、语言生的档案于毕业当年完成与档案馆的移交工作；研究生档案于学生毕业当年9月底前完成与档案馆的移交工作。

四、国际学生教学档案的查询利用

凡是个人或相关部门需要查询国际学生档案的，需提供个人身份证明或签注主管部门领导相关部门的书面证明，档案馆根据查询结果出具相关成绩、学历证明。

五、依据的法规及行业标准

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类，国际学生档案归入外事档案类别（WS），其中本科生、研究生、语言生分类号为WS15.1、WS15.2、WS15.3。

根据外事档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表，简表如下：