声像档案是指反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料等。

一、归档原则及范围

声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室。

声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

（一）归档原则

1.归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

（二）归档内容和重点

归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围见声像档案类归档范围及保管期限表。

归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料原件。

二、立卷与归档流程

（一）形成积累

视听（电教）中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

声像项目负责人，编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门（含分室）移交。

（二）整理组卷

1.立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，以同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同的内容的声像材料具有独立的使用性。

2.立卷分类

（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；

（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；

（4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

3.立卷分工

（1）综合管理材料，由视听(电教)中心立卷归档；

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

（三）整理组卷

1.检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补。粘结、生霉、发潮的要及时冲淡、风干。

2.根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则．结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

3.照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4.声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第6条第3款执行。封面项目暂以本规范为准。

5.声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封、套装载。

（四）归档验收

1.声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填移交目录一式二份，各执一份备查。

2.归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

3.综合管理材料归档时间为次年5月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案的归档时间：应在报销其冲洗费之前，持照片和底片到档案馆办理移交归档，档案部门验收后，由档案部门负责人在报销收据上签字，财务部门方可报销。