学生类档案是指：在我校接受全日制普通高等教育的本、专科生和研究生的个人档案，是个人在求学时德、智、体、美、劳方面的集中反映，它记录着学生接受教育的全部过程和其家庭主要成员及社会关系的历史及现状；是组织考核干部、预测干部潜在工作能力的可靠材料。

一、归档范围及职责

（一）基本原则

按照集中统一管理档案的原则，我校学生档案由档案馆集中管理。档案馆组织实施学生档案的收集、整理、保管、借阅、查询、转递等日常管理工作。

为了使学生档案能够适应工作的需要，要经常通过有关部门收集学生考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映学生德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。

（二）归档范围及责任单位

1.归档范围：学生档案应全面地反映学生情况的材料构成，内容及其分类：

第一类 高中材料；

第二类 大学材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历、学位、成绩材料；

第五类 政治历史情况的审查材料；

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类 奖励材料；

第八类 处分材料；

第九类 其他材料。

2.学生档案工作管理部门的职责：

收集、鉴别和整理学生档案材料；办理学生档案的查阅、借阅和转递；做好学生档案的安全、保密、保护工作；推广、应用学生档案现代化管理技术；办理其他有关事项。

3.责任单位：各学院及相关单位

二、归档流程

所有档案材料在向档案馆移交时，必须按学院、专业、班级、材料名称分类汇总，本、专科生以学生学号排序，研究生以档案管理号排序，在材料左上角用记号笔注明学生学号档案顺序号并按要求打印标签贴于档案；打印归档清单和归档材料目录，由移交人和接收人当面点清、双方签字盖章确认。要做到种类齐全，数字清楚，手续完备。归档清单和归档材料目录一式两份，由档案馆和归档单位各保存一份。

三、归档时间

新生档案材料归档：为确保学生档案的完整、准确、安全，各学院（部）在接收到新生归档通知后及时将学生档案收齐统一保管、专人负责，以免造成学生个人档案的丢失或损毁。全部档案要按班级（专业）整理，以学号升序号排序。

毕业生档案材料归档：各学院（部）按每年毕业生档案归档通知要求归档。

四、归档要求

收集的材料必须经过认真的鉴别。各学院、各单位向档案馆移交的归档材料必须是办理完毕的正式文件材料。归档材料必须完整齐全，内容真实，文字清晰，对象明确，手续完备，整理规范，排列有序，并注明承办单位及时间。凡规定由组织审查的材料，必须有组织审核意见、领导签字并加盖单位公章；个人文字材料必须有本人签名。学生档案材料不得涂改。涉及学生成绩、奖惩等重要内容确需更改的，在更改处要有经办人的签名并加盖单位公章。

档案袋内的材料按材料目录排序。档案袋上要用黑色签字笔写上学生姓名、性别、专业、届别（毕业时间）、学号，要求字迹清楚、准确，书写工整规范。各学院必须按规定日期、时间将档案移交档案馆，并填写相关表格。

日常管理产生的奖惩、党团等各类材料要及时归档，填写各单位日常管理产生的学生档案材料归档清单，以防丢失、损毁。

各学院毕业生材料要按班级（专业）整理，按材料分类，每份材料右上角用铅笔注明学号，并按学生学号从小到大排序。所有毕业材料的归档各学院必须派学生干部协助档案管理人员清点、确认、分装，以防错装、漏装，以确保学生档案材料的准确完整。

五、依据的法规及行业标准

教育部令第27号《高等学校档案管理办法》