第一章 总 则

第一条 为加强档案安全管理，防范化解档案安全风险隐患，杜绝各类危害档案安全事故发生，维护档案完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》《甘肃省档案条例》和国家档案局关于加强档案安全工作的有关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称档案安全管理是指各级档案馆、立档单位对馆(室)藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，防止受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。

第三条 本办法适用于各级档案馆，各级机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称各单位)档案室。

第二章 安全管理责任

第四条 档案主管部门按照统一领导、分级管理的原则，对本行政区域内档案安全工作实施监督管理，承担档案安全职责。

(一)定期开展档案安全检查，梳理汇总检查情况和发现问题，责令限时整改、消除隐患。

(二)做好档案安全事故调查处理，监督事故查处和责任追究落实。

(三)按照国家综合档案馆安全评估办法分级开展档案馆安全评估工作，督促整改存在的安全风险隐患。

第五条 各级各类档案馆落实档案安全主体责任， 主要负责人、各单位分管档案工作负责人是第一责任人，对档案安全工作负全面责任。

(一)建立健全档案安全管理制度，保障档案安全管理经费投入。

(二)按照国家有关规定配置档案库房和安全设施设备，确保档案安全。

(三)建立健全档案安全工作机制，制定应急预案，定期开展演练，提高应急处置能力。

(四)每年对库房进行2次以上安全专项巡查，研究解决库房安全隐患问题。

(五)按照档案馆安全评估标准每年组织开展安全自评自查自纠。

第六条 各单位档案管理人员为档案安全直接责任人，应熟知档案安全保护知识，定期开展本单位档案安全检查，做好检查记录，及时向同级档案主管部门报告档案损毁、信息泄露等情况，第一时间采取措施消除安全隐患。

第七条 因履行档案安全管理职责不到位，造成档案损毁、灭失，或存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改、不采取补救措施消除档案安全隐患等违反档案安全法律法规行为的，依法依规对相关责任人追责问责。

第三章 馆库安全管理

第八条 各级档案馆新建、 扩建、改建应当符合《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》，在服从城市建设规划原则下，与其他建筑物(构筑物)保持安全距离、独立建造。

第九条 档案库房建设应当贯彻“以防为主、防治结合”原则，提高安全防灾标准，采用先进安全技术和设备，改善保管条件，落实“八防”措施。

(一)档案库房应安装全封闭防盗门窗、防护栏等防护设施。在出入口等重要区域应安装门禁系统，应具备目标识别和授权、出入记录保存等功能，设定出入等级，限制非授权人员出入。

(二)档案库房应安装视频监控系统。档案库房四周、大门、库房内、过道等关键部位应安装监控探头，在夜间不具备灯光照明的区域，应使用红外线监控探头，探头应具备自动校对、自动捕捉、发现非法侵入即刻报警功能。已录制的监控视频应具备查询复核回放功能。视频图像画面清晰，视频图像资料保存时间不少于3个月，每个月应组织人员对上个月监控视频进行回放查看，并做好查看记录。

(三)档案库房应安装甲级防火门，配备火灾自动报警和消防灭火系统，火灾报警系统应具备火灾报警功能，且具备自动和手动两种方式启动消防功能。消防灭火系统装置应符合消防有关规定。消防设施配置的规格、数量、类型、位置、维修保养符合要求。

(四)档案库房应安装温湿度调控设备、漏水报警设备，建立温湿度自动检测控制系统，定时测量。库房内温湿度调控符合《档案馆建筑设计规范》要求，特殊载体库房应按有关规定控制温湿度。调控设备具备实时记录以及统计等功能，记录的信息资料保存不少于3年，每年应当对获得的数据进行汇总分析。

(五)档案库房应采用防光阻燃窗帘等措施防止日光直接射入，照明灯具符合要求，避免紫外线对档案、资料造成危害。

(六)档案库房设计施工符合规范，供暖、给排水管网不得穿过库房，库区排水管道保持畅通，无老化管道、水泵，无严重锈蚀、渗漏现象，每月检修1次并做好检修记录。

(七)密闭库房应安装通风设施，并根据库房内外温湿度情况适时开启，做好通风设施使用记录。

(八)档案库房配备防虫、防霉、防鼠药品。建立定期虫霉检查制度，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀问题。

第十条 每月应进行1 次库房“八防”设施例行检查，做好记录，发现问题及时处理。

第十一条 档案库房变配电设施、供电线路符合规范要求，电器设备操作安全规范。库区内电梯运行安全，按规定定期做好安检维保，并做好记录。

第十二条 落实档案馆库房管理 “双人进库制”，实时登记进出库房时间、事由。节假日期间库房无人值守的，应对库房进行封闭处理，库房封库、启库时应当登记时间、责任人等。

第十三条 各级档案馆应对馆藏重要、珍贵档案采取建立特藏室或专柜等特殊安全防护措施。

第四章 实体安全管理

第十四条 各单位应当齐全、完整、真实、准确收集在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，并及时归档，做到“应归尽归”。

第十五条 各单位应依法定期将具有长远保存 价值的档案向同级档案馆移交，不得通过降低档案保管期限规避移交责任。单位撒销、合并、分立或改制的，应当严格按相关规定移交档案。由于条件恶劣不具备档案保管条件时，应提前向档案馆移交或寄存。

第十六条 严格执行档案出入库登记制度，建立健全登记手续和登记台账。接收入库档案应按档案移交批次填写《档案交接文据》，并附档案移交目录。履行档案接收入库手续过程中形成的材料，应纳入全宗卷归档。

第十七条 各级档案馆对首次入库档案资料应当进行除尘、消毒、杀虫、灭菌，并记录相关情况。

第十八条 档案出入库严格执行档案清点制度，确保档案实体数量、内容与记录相符。

(一)纸质档案以案卷或单份文件为清点单位，照片档案以册或张为清点单位，特种载体档案以件、块、盘、张为清点单位。

(二)录音带、录像带、光盘、磁盘在清点数量的同时，应通过相关设备检测，确保文件可读性。

(三)在档案利用、档案修裱、档案数字化等工作中，每一次出库入库都应严格清点、检查，办理登记手续，对于次日须重复利用的档案，可暂存保密柜，次日提取。

第十九条 档案管理、分类、变动、利用、检查和修复等台账应该齐全。档案整理规范、排列存放有序。档案存放位置索引及档案柜架应有标识标牌，指向明确。

第二十条 各级档案馆应每5年对馆藏档案进行一次安全状况普查，每年进行1次抽查，每3年对馆藏所有全宗完成一轮检查。安全状况普查内容包括:库房安全设施情况、档案数量、档案缺失情况、档案变动情况、案卷质量、档案病变及修复情况、档案进出登记、监控记录、温湿度记录、常规检查记录等。检查记录应当完整齐备。

第二十一条 对特种载体档案应实行专库管理，并配有防磁柜、底图柜等专用档案装具。

(一)档案馆的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行1次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

(二)档案室的磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存1次。原载体同时保留时间不少于4年。

(三)录音带、录像带每3-5年进行1次倒带，并完成数字化复制。每隔2年对底片、照片进行1次抽样检查，不超过5年进行1次全面检查。

第二十二条 符合条件的已经完成数字化加工的档案原件，原则上不对外提供利用。

第二十三条 各级档案馆、档案室在管理和利用涉密档案和控制使用档案时，应依照国家有关法规完善审批手续，准确区分、科学判定档案开放与控制使用范围，不得擅自开放或扩大利用范围。对涉密档案的密级变更和解密，应严格按照国家保密法规制度办理。

第二十四条 存储涉密档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理。

第五章 信息安全管理

第二十五条 应加强对计算机及其他信息设备的使用管理，凡涉及保密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。

(一)计算机中心机房有防盗、防火、防水、防雷、防静电设备设施并能够定期维护，机房温湿度、空气洁净度符合要求。

(二)局域网、政务网、互联网三网分离，涉密计算机及系统与非涉密计算机及系统物理隔离。

(三)单独使用涉密介质，与互联网相连的计算机或其他电子信息设备不得存储、处理和传递涉密档案信息。

第二十六条 各级档案馆面向社会开放的档案信息网站，应按规定通过公安部门的等级保护备案和第三方等级保护测评工作。定期对网站进行扫描监测，发现漏洞及时修正，发生篡改、入侵等事件及时断网修复。按规定建立档案信息、数据上网审批制度，上网档案信息、数据，必须经鉴定审批后向社会开放。

第二十七条 建立健全档案信息管理系统安 全保护体系，保障系统安全可靠，符合《档案信息系统安全保护基本要求》。

(一)软件系统应符合《计算机信息系统保密管理规定》的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能。非涉密信息系统应符合公安部门的等级保护要求，涉密信息系统应符合保密部门的安全分级保护要求，并分别通过安保、保密部门测评和验收。

(二)建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围，应采用角色访问控制、文件查阅利用权限设定等方式保证应用系统安全。

(三)建立计算机病毒防治制度，明确定期查杀电脑病毒、定期维护防病毒软件、定时修改计算机口令等要求。

第二十八条 应建立保障数字档案馆 (室)安全运行制度，包括机房管理、设备管理、安全管理、数字资源管理、防范灾害应急预案等方面的安全管理制度，并按要求组织实施。

第二十九条 各级档案馆应按规定建立健全档案数字资源检测、迁移、恢复等工作机制。电子档案应通过符合安全管理要求的网络或者存储介质进行移交，接收电子档案应经过检测，确保电子档案真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十条 各级档案馆应建立健全重要档案数据备份制度，对重要档案数据实行异质异地备份，并及时进行检查、迁移。建立馆际档案数据备份机制，省档案馆重要档案数据应向相关省(区、市)档案馆备份;市县(区)档案馆重要数据以市(州)为单位向省档案馆集中备份。

第三十一条 各单位应严格落实 《档案数字化外包安全管理规范》《甘肃省档案服务外包管理办法》，防止档案数据在档案数字化及后期管理过程中失泄密或者不当扩散。

第六章 附则

第三十二条 本办法由中共甘肃省委办公厅 (甘肃省档案局)负责解释。

第三十三条 本办法自发布之日起施行。