各学院、各单位、机关各部门：

按照档案管理有关规定，为了进一步规范电子文件管理，把归档

工作延伸至文件材料产生的源头，有效推进纸质档案和电子文档“双套归档”管理制度，实现档案资源在线共享，提高档案资源利用效率，自2016年起，各类档案实行在线归档。为保证2016年度归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下：

一、关于在线归档工作

1、我校在线归档工作依托“南大之星”档案管理系统平台，档案馆做了认真准备，3月30 日将对兼职档案员进行在线归档培训、指导（培训通知后发）。

2、请各单位领导重视此次在线归档培训，尚未报送兼职档案

员的单位尽快补报，并配合做好培训工作。

3、请各单位兼职档案员将有保存价值的各种载体的文件材料收集整理完毕，按培训要求输入条目信息并上传电子文件，经档案馆审核后，按时移交纸质档案。

４、移交档案时，从“南大之星”打印出移交目录(A4)，一式两份，签字交接。

          5、电子档案及电子文本归档后，其数据信息应在各单位计算机或系统中保留一年。

二、归档情况实行动态信息反馈和定期通报制度

为了保证归档工作效率，档案馆将实时动态向归档单位分管领导反馈归档情况， 5月中旬和9月底将在学校OA办公系统定期公布各单位归档情况，12月初会同相关部门对归档优秀的单位和个人予以通报表彰。

三、纸质文件整理要求

1、文件正文在前，签发稿在中间，底稿在后。

2、请用铅笔编写文件页码，单面文件页码编在文件的右上角，双面文件页码编写在非装订线上角，一份文件一个号，每份文件页码都从1开始编起。

如有疑问请致电2973962

                                  档案馆

                                                                                          2016年3月28日