关于做好2021届毕业生档案归档寄递工作安排及相关要求
编辑:网站客服部 更新于:2021-05-31 阅读:
各学院(部):
负责毕业生归档工作的老师您好!学生档案关系到每个毕业生的切身利益,为确保毕业生档案寄递工作顺利圆满完成,现将有关事项通知如下:
一、归档内容
1、毕业生本科阶段档案材料归档内容:(附件一)
①高等学校学生登记表 (需加盖公章)
②高等学校毕业生登记表(需加盖公章)
③论文成绩单
④学位授予意见表
⑤总成绩单
⑥入党材料
⑦派遣证
⑧体检表
⑨其它
2、毕业生硕士、博士阶段档案材料归档内容:(附件二)
①高等学校毕业生登记表(需加盖公章)
②学位决议书
③授予硕士、博士学位的决定
④入党材料
⑤派遣证
⑥其它
二、归档要求
1、请将兰州理工大学2021届毕业生档案材料归档明细单(附件一或附件二)粘贴于毕业生档案袋的正面处。在档案袋上注明毕业生的专业、学号和姓名以及所装材料内容。毕业生档案归档材料按照《2021届毕业生就业花名册》顺序进行排序。
2、请将毕业生的档案材料收集齐全,整理后准确归入毕业生档案袋中,避免错放、混放现象的发生。整理完毕后,档案需进行密封,并加盖学院公章。
3、请在移交档案的同时需移交“毕业生档案材料归档名单”一式两份,并加盖学院公章。电子版发送至档案馆王乙乔老师邮箱中(格式见附件三)。
三、毕业生就业花名册信息的填写及校核
1、为了保证毕业生个人档案投递快速、准确,请认真填报《兰州理工大学2021届毕业生就业花名册》,实行“由辅导员通知毕业生→毕业生详细填写档案转递信息→辅导员审核后学生本人核实、确认→学院向档案馆提交”的填报流程,档案馆将以此信息集中寄递毕业生个人档案。
2、请相关辅导员通知毕业生提前与用人单位和人才服务机构核实以下信息:档案接收(邮寄)单位的全称及具体部门名称、详细地址(所在省、市、区县及街道门牌号)、接收单位联系人姓名及联系电话等。在规定时间内认真、详细填写《2021届毕业生就业花名册》中各项关键信息,以确保毕业生个人档案安全准确投递,避免造成寄递过程中丢失档案的情况。
(1)收件单位:必须准确填写具有档案管理权限的单位全称,毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。
(2)收件地址:必须详细填写接收档案单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。
(3)收件人信息:必须准确填写接收档案单位联系人的姓名、联系电话等信息。
例:档案接收单位名称:XX单位
档案接收单位详细地址:XX省XX市XX区XX街路XX号
接收部门(人): XX部门(人)
接收电话:区号 + 电话号码
注:“档案接收单位名称”与“档案接收单位详细地址”须一致。
3、《2021届毕业生就业花名册》填报顺序应按专业、学号升序排列(注意:往届延长学制的学生应位于花名册的首位)。
四、毕业生档案寄递形式及流程
1、我校毕业生档案将通过邮政EMS寄递。
2、毕业生档案寄递流程:
各学院向档案馆移交材料→档案馆将毕业生的高中与大学材料合并装档→档案馆向邮政EMS公司推送档案发送信息→邮政EMS公司打印邮件面单、交接单→档案馆与邮政EMS公司交接档案→邮政EMS公司寄递档案→邮政EMS产生快递单号
3、毕业生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,应凭用人单位人事部门开具的调档函(注明同意自带)、报到证、身份证,由该学生辅导员带齐该生全部毕业归档材料,档案馆装档密封后交给学生本人。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由毕业生本人承担责任。
五、毕业生档案跟踪服务
毕业生可通过以下途径查询档案去向:
1、在兰州理工大学主页,查询网址为:http://www.lut.edu.cn点击档案馆网页→学生档案查询(输入学号和姓名查询),可查得毕业生档案的运单号;
2、拨打邮政查询电话:0931-2333212查询运单号。
之后,登录中国邮政EMS官网输入运单号,查询档案转递的具体信息。该信息建议截屏留存(注意:EMS邮寄单号查询信息有效时间为一年,请毕业生在有效时间内及时查询自己的档案是否已被转递单位签收)。学生务必在确认档案成功投递后,向档案接收地查询确认,办理档案托管手续。
六、工作要求
毕业生个人档案归档工作是一项严肃细致的工作,毕业生档案材料的完整性和准确性关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题,是学生和社会用人单位满意度的重要考量指标。学院(部)要高度重视、认真组织,并指定专人对归档材料认真鉴定、审核、盖章等,杜绝漏装、错装,确保毕业生个人档案归档工作按时保质完成。
七、档案移交
为保障归档工作有序进行,请各学院错峰归档。届时档案馆与各学院沟通确定具体归档日期。
档案馆联系人:王老师
联系电话:2973962
办公地点:兰州理工大学彭家坪校区图书馆北一楼113室
附件一:兰州理工大学2021届毕业生本科阶段档案材料归档明细单
附件二:兰州理工大学2021届毕业生硕士、博士阶段档案材料归档明细单
附件三:兰州理工大学2021届毕业生归档名单
附件四:兰州理工大学2021届毕业生就业花名册(模板)
档案馆
2021.05.31